Paragraaf Openbaarheid (Wet open overheid)

De manier waarop we onze informatie opslaan, beheren en verstrekken staat steeds centraler in ons werk en het beleid binnen Provincie Zeeland. We moeten onze informatiehuishouding goed, geordend en toegankelijk inrichten. Zo is alle informatie op het juiste moment, voor de juiste persoon en in de juiste vorm beschikbaar. De Woo stelt hoge eisen aan onze informatiehuishouding. De (landelijke) verwachting is dat er vanaf de invoering van de Woo gedurende vijf tot acht jaar forse investeringen nodig zijn om de informatiehuishouding op het vereiste niveau te krijgen. 

De wettelijke basisvereisten van de Woo hebben we al doorgevoerd. We moeten:

• Processen en systemen nog verder aanpassen.
• Informatie verwerken.
• Medewerkers opleiden.

Ook andere wet- en regelgeving stelt eisen aan de inhoud (privacy, veiligheid) en de vorm (standaarden, digitale toegankelijkheid) van onze informatie. We pakken de invoering van de Woo en andere digitale wetten op in het project Implementatie Digitale Wetten. 

In 2024 zijn er in totaal 40 Woo-verzoeken ingediend bij Provincie Zeeland. Daarvan is er eind 2024 nog één in behandeling. In vier gevallen heeft de indiener het Woo-verzoek ingetrokken of hebben we de vraag behandeld als een informatieverzoek. 

Provincie Zeeland heeft op deze 40 verzoeken 35 besluiten genomen. In negen gevallen heeft Provincie Zeeland het Woo-verzoek afgewezen. Dit gebeurde omdat:

• De gevraagde informatie er niet was.
• De aanvrager niet op tijd een aanvullende toelichting had gegeven.

In vijf gevallen hebben we de indiener doorverwezen naar een ander bestuursorgaan, bijvoorbeeld een (Zeeuwse) gemeente, waterschap of één van de ministeries. Dat gebeurde dan omdat de informatie zich daar bevond. In twee gevallen hebben we besloten om informatie in zijn geheel niet openbaar te maken. In alle andere (19) gevallen hebben we informatie (deels) openbaar gemaakt. 

31 besluiten zijn binnen de wettelijke beslistermijn genomen of kwamen we binnen de Woo met de indiener een afwijkende termijn overeen.  

Van de 35 besluiten hebben we er 27 in mandaat genomen. Op de overige 8 besluiten hebben Gedupeerde Staten in hun eigen vergadering een besluit genomen. 

Provincie Zeeland is een open overheid, een Open Zeeland. We zijn duidelijk over de keuzes die we maken en met welke informatie dit gebeurt. De Provincie Zeeland is er voor haar inwoners. Daarnaast is de organisatie één van de schakels in de Zeeuwse netwerk- en informatiesamenleving. In deze samenleving ontwikkelen burgers eigen plannen en denken ze mee over het beleid. Hiervoor is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie met de Zeeuwen te delen. Openheid, openbaarheid en dienstverlening van de Provincie Zeeland spelen hierin een belangrijke rol. In deze paragraaf leest u welke stappen we in 2024 hebben genomen om hier invulling aan te geven. 

• Informatie is openbaar, behalve als dat niet kan.
• Documenten maken we duurzaam toegankelijk en makkelijk vindbaar voor inwoners, journalisten, bedrijven en instellingen.

• De Provincie Zeeland is een open en controleerbare organisatie.
• We bieden de informatie wordt duidelijk, gestructureerd en in een logisch geheel aan.
• De informatie is en blijft duurzaam toegankelijk.
• Processen voor publicatie zijn daarbij verbeterd en zo veel mogelijk geautomatiseerd.
• Het aantal verzoeken om informatie neemt af omdat de Provincie zich open opstelt en actief haar omgeving informeert.

Voor het uitvoeren van de Woo werkten wij in 2024 aan: 

• Het doorontwikkelen van het Content Publicatiesysteem (CPS), een systeem voor het publiceren van onze informatie. Dit systeem is aangesloten op de landelijke Woo-index en zorgt voor de publicatie van informatie op onze website www.zeeland.nl.
• Het actief meedenken met het Rijk, de gemeenten, de waterschappen en andere provincies over de uitwerking van de 17 openbaar te publiceren informatiecategorieën in de Woo.
• Het verder vertalen van de landelijk vastgestelde informatiecategorieën naar de Zeeuwse situatie en het aanpassen van de interne processen hierop.
• De eerste vier categorieën informatie vindbaar maken op één centrale plek, de Woo-index. Het gaat voor Provincie Zeeland om de categorieën.
• Wetten en algemeen verbindende voorschriften.
• Overige besluiten van algemene strekking.
• Informatie over de organisatie en werkwijze.
• Bereikbaarheidsgegevens.
• Het aanvullen van de Woo-index met de links naar de informatiecategorieën die we al actief openbaar maken.
• Het via één link vindbaar maken van het overzicht van de informatiecategorieën op zeeland.nl: Woo-categorieën actieve openbaarmaking.
• Het deelnemen aan het “Zeeuws Netwerk Woo”, een samenwerking met Zeeuwse overheden. Dit netwerk organiseert verschillende bijeenkomsten ter kennisuitwisseling en samenwerking voor het voldoen aan de Woo.  
• Het in kaart brengen van de partijen waaraan Provincie Zeeland verbonden is (en wat dit betekent in relatie tot de Woo).
• Het inventariseren welke verbonden partijen al dan niet Woo-plichtig zijn.
• Het in kaart brengen van de mandatering bij de verbonden partijen in relatie tot de Woo.
• Het informeren van de medewerkers van Provincie Zeeland met een presentatie over de Woo en het passief en actief openbaar maken van informatie.
• Het informeren van de medewerkers van Provincie Zeeland over de Woo en onze informatiehuishouding door middel van presentaties.
• Het verder doorontwikkelen van de “informatiehuishouding op orde”, die staat in de paragraaf Bedrijfsvoering onder het kopje ‘Informatiebeheer’ van deze jaarstukken.
• Het verder uitwerken van een beleidskader voor het veiligstellen en archiveren van e-mails en chatberichten.