Paragraaf Bedrijfsvoering

We willen we het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Dat doen we op verschillende manieren. We doen het via beleidssturing, netwerksturing en vanuit wettelijke taken. We werken steeds meer samen met partners aan maatschappelijke opgaven. Dit is nodig om zowel nu als in de toekomst maatschappelijk toegevoegde waarde te blijven leveren. Daarnaast geldt ook dat maatschappelijke ontwikkelingen zoals digitalisering van invloed zijn op ons werk. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat we flexibel moeten zijn in hoe we ons werk organiseren.
Binnen de organisatie is de interne bedrijfsvoering een belangrijke voorwaarde voor het ondersteunen van de taken en opgaven. De landelijke onderwerpen, zoals de opgave landelijk gebied en stikstof, energie en klimaat vragen de komende periode veel van de provincies. Daarom is het belangrijk dat we de nodige dienstverlening kunnen leveren, naast wat we nu al doen. 

Dat zal druk leggen op de interne bedrijfsvoering. Daarom bereiden we ons voor om bijvoorbeeld tijdig subsidieverlening, inkoopadviezen of juridische adviezen te kunnen verstrekken. Dat vergt flexibiliteit van de interne bedrijfsvoering, maar ook slimme en nieuwe toepassingen om werkzaamheden nog effectiever te kunnen uitvoeren.
Bedrijfsvoering ondersteunt iedereen in het werk voor Zeeland. We zijn innovatief en houden de basis op orde. Samen slimmer is samen sterker. Binnen bedrijfsvoering werken we volgens zes kernwaarden:

• samenwerken als kunst
• resultaatgerichtheid
• vergroten in- en externe oriëntatie
• adaptie en flexibiliteit
• innovatief en inventief
• bespreken en verbeteren

Deze kernwaarden vertalen zich in drie gezamenlijke punten binnen de interne bedrijfsvoering:

• Tijd- en plaatsgebonden werken. We werken en vergaderen hybride, omdat duurzame inzetbaarheid van de medewerkers en het voorkomen van vermijdbare dienstreizen. Hier richten we onze processen en faciliteiten op in;
• Data gedreven werken. Om tot een effectieve uitvoering van onze processen te komen maken we zoveel mogelijk gebruik van data en digitale toepassingen. De data binnen de processen en systemen gebruiken om processen te beheersen en (ingewikkelde) informatie te kunnen verstrekken;
• De basis op orde. We richten onze processen op een efficiënte, effectieve en transparante manier in. 

In de onderwerpen die we binnen deze paragraaf beschrijven komen deze punten op één of meer manieren terug.

Omvang ambtelijke organisatie (peildatum 31.12.2024)

Ambtelijke organisatie: 625,8 fte

Statengriffie: 7,6 fte

Rekenkamer: 1,0 fte

• Norm voor externe inhuur is, volgens de Rijksnorm, maximaal 10% van de totale personele uitgaven
• Inkoopbeleid
• Informatiebeleid
• Informatiebeheer

Deze beleidskaders zijn een bevoegdheid van GS/Concerndirectie.

De organisatie heeft keuzes gemaakt om het werken op afstand een structurele plek te geven in de bedrijfsvoering. De omvang/inrichting van de kantoorgebouwen zijn aangepast op deze veranderende functie. Het uitgangspunt is dat medewerkers bewuste keuzes maken over de werkplek en het reizen. 

Belangrijke punten voor 2024 waren:

• Beoordelen en monitoren van de nieuwe voorzieningen en faciliteiten in onze gebouwen. Met als doel we als lerende organisatie deze blijven laten aansluiten op de behoeften van de organisatie en haar gasten.
• Ondersteunen bij het inrichten van de thuiswerkplek volgens de Arbonormen.
• Op afstand resultaatgericht leiding geven aan medewerkers mét aandacht voor samenwerken en sociale verbinding - Alle (hr en inhoudelijke) leidinggevenden en sleutelrollen hebben een training “resultaatgericht werken/Werken in opdrachten gevolgd”, met aandacht voor communicatie en verbinding. 
• Bewaken van de balans tussen werk-privé met extra aandacht voor vitaliteit. - Vanuit de nieuwe CAO is er extra aandacht gericht rondom vitaliteit en gezondheid (besteding PBDI). Alle medewerkers hebben daarnaast kosteloos toegang gekregen tot het aanbod van Fit2Work Zeeland. Dit is een Zeeuws-breed platform gericht op het ontsluiten van instrumentarium rondom vitaliteit. 
• Verder verduurzamen van het vervoersbeleid. We verduurzaamde het mobiliteitsbeleid en stimuleren het gebruik van duurzame vervoersmiddelen. Dit doen wij op verschillende manieren. Insteek is om de drempel zo laag mogelijk te maken. Dat doen we door het vergoeden van vervoer, alsook door het beschikbaar stellen van faciliteiten en uitbreiding van onze arbeidsvoorwaarden .
• Het faciliteren van de digitale werkomgeving en het digitaal samenwerken door gebruik van de Microsoft 365 producten.

In 2024 is gewerkt aan instroom van nieuwe medewerkers door o.a.: 

• Het ontwikkelen en lanceren van een nieuwe arbeidsmarktcampagne “In je element”.
• Het ontwikkelen en uitvoeren van verschillende traineeprogramma’s met Zeeuwse partners (bedrijfsleven en overheid).
• Het werven en selecteren van medewerkers met een arbeidsbeperking voor stages, werkervaringsplaatsen en vacatures. 

Mede door de inzet van deze instrumenten hebben we onze vacatures grotendeels in kunnen vullen met uitzondering van een aantal specialistische rollen, die over de hele arbeidsmarkt lastig in te vullen zijn als gevolg van krapte. Daarnaast hebben we voldaan aan het quotum banenafspraak door een percentage van ons werknemersbestand in te vullen met medewerkers met een arbeidsbeperking.  

Op het gebied van behoud van medewerkers is gewerkt aan: 

• Het verder ontwikkelen van een onboardingsprogramma waarin medewerkers een warm welkom krijgen en gedurende hun eerste jaar extra begeleiding ontvangen.
• Een programma diversiteit en inclusie waarin rekening wordt gehouden met verschillende behoeften van medewerkers zodat zij op een veilige en prettige wijze kunnen werken en iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Dit gebeurt door acties op het gebied van bewustwording, trainingen en gespreksvoering.
• Een programma op gebied van leren en ontwikkelen.
• Een programma gericht op duurzame inzetbaarheid. 

Om tijdig in te spelen op de uitstroom van medewerkers vanwege AOW, is strategische personeelsplanning ingezet. Dit zorgt voor een helder beeld van waar en wanneer deze uitstroom plaatsvindt. Een deel van de uitstroom wordt opgevangen door de doorstroom van medewerkers die een traineeship hebben afgerond. Om een soepele kennisoverdracht te garanderen, is ervoor gekozen om vertrekkende en nieuwe medewerkers waar noodzakelijk gedurende een korte periode samen te laten werken.

We zetten ons dagelijks in om het beste voor Zeeland en haar inwoners te bereiken. Als overheid zijn we verplicht om hierover actief én passief informatie te geven. Informatie over wat we doen, voor wie en waarom. In de veranderende wereld van nu is bijna alles communicatie. Pers, publiek, politiek en medewerkers beoordelen onze organisatie op onze manier van communiceren. 
Team Communicatie zorgt dat Zeeland en de inwoners van de provincie weten waarvoor ze terecht kunnen bij de Provincie Zeeland. Maar ook wat ze van Provincie Zeeland mogen verwachten en hoe ze zaken aan kunnen kaarten. We laten zien wat we doen voor Zeeland en de inwoners van Zeeland. Dit doen we via mensen: bestuurders en medewerkers. En via onze (digitale) communicatiemiddelen:

• social media (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, YouTube)
• zeeland.nl
• e-mail nieuwsbrieven 
• online en gedrukte magazines (bijvoorbeeld magazine IN ZEELAND)
• sociaal jaarverslag
• narrowcasting (interne beeldschermen met informatie)
• de Abdijstudio voor livestreams: webinars of live gesprekken
• beeldloket voor foto en video
• mediaberichten

Met communicatie brengen en halen we informatie. We zorgen voor interactie met onze omgeving. Duidelijk, rolbewust en inspirerend willen we zijn. Maar ook betrouwbaar en geloofwaardig. In 2024 werkten we verder aan het vergroten van onze online zichtbaarheid. Zo streven we naar nog meer volgers en interactie op onze social media kanalen. We zien het aantal volgers elk jaar stijgen. 

Als organisatie vinden we duidelijke en begrijpelijke taal belangrijk. Via de interne campagne Direct Duidelijk werken we aan heldere teksten. We trainen collega’s en hebben ook interne taalcoaches geworven en opgeleid. Deze collega’s helpen andere collega’s bij het maken van begrijpelijke teksten. Dat hebben we in 2024 gedaan en zetten we voort.

Buiten de reguliere communicatie inzet ter ondersteuning van de bestuurders, programma's en projecten hebben we in 2024 ook fors ingezet op de communicatieve ondersteuning van de organisatieontwikkeling. Naast strategische advisering heeft dat ook concrete producten als het Samen Werkt!-boekje opgeleverd. In 2025 bouwen we daarop voort.

De voor 2024 aangekondigde Visie op Communicatie verschijnt begin 2025.

Kopen met impact
In 2024 hebben we voor de 2e keer de bijdrage van inkoop aan onze beleidsdoelen voor circulaire economie en klimaat gemeten. Dit keer voor 14 projecten. In tegenstelling tot vorig jaar is voor al deze projecten data uit de contracten  gehaald, waardoor één of meerdere effecten konden worden doorgerekend.

Voor 2024 zijn 14 inkoopcontracten geselecteerd. De totale uitgaven van deze contracten is gelijk aan 11% (€ 9,2 miljoen) van de totale beïnvloedbare inkoop over 2024. Voor deze projecten is op basis van de beschikbare informatie in de contracten berekend dat in totaal 2,9 miljoen kilogram (kg) CO² emissies vermeden en 31,3 miljoen kg primaire materialen vermeden is. 

De vermeden CO² emissies zijn berekend door het verschil met de nationale referentie waarde te bereken. Er zijn 83% minder CO² emissies ten opzichte van de referentie voor deze 14 inkoopcontracten. We kunnen voor deze projecten concluderen dat we het beleidsdoel voor het reduceren van CO² in 2030 (55% vermindering ) dit jaar opnieuw  hebben behaald voor deze projecten. Voor vermeden primaire materialen zijn de hoeveelheid snel hernieuwbare en hergebruikte grondstoffen en materialen opgeteld per project. Vervolgens is dit gedeeld door het totaal toegepaste grond en asfalt voor de 5 infra projecten waar we de Milieukosten Indicator (MKI) hebben uitgevraagd. Ook is het hout wat hergebruikt is van onze sluisdeuren meegerekend. Deze 6 projecten hebben 56% grondstoffen hergebruikt. We kunnen voor deze projecten concluderen dat we ook dit beleidsdoel voor 2030 om primaire grondstoffen met 50% te verminderen dit jaar hebben gehaald.

Wij danken onze leveranciers voor het realiseren van onze doelstellingen. Samen werken we aan de datakwaliteit en uitbreiding van het aantal projecten dat we doorrekenen over 2025. In onze begroting over 2025 hebben we de beoogde reductie voor een aantal projecten begroot. 

Meer informatie over  de gemeten projecten is te vinden op het Dashboard 2024 op het MVI Platform. Hier is per project een aparte pagina waarin is beschreven: impact , de beschikbare data en de databron.

Voor 2024 hebben we 14 inkoopcontracten geselecteerd om inzicht te krijgen in de gerealiseerde effecten van ons ‘Plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2021-2024’. De 14 projecten zijn infra projecten met MKI (5), hergebruik sluisdeur, energiecontract voor gas en die voor elektra, ons wagenpark contract en op basis van vrijwilligheid voor andere inkoopgroepen. Leveranciers die vrijwillig hun effecten hebben gerapporteerd doen dit via een online formulier, waarna er controles door het MVI Platform zijn uitgevoerd.
Voor 14 projecten zijn voor het klimaat berekend hoeveel CO² emissies vermeden zijn ten opzichte van de referentie  (gemiddelde uitstoot in Nederland en voor infra projecten de opgegeven referentie in de uitvraag). Voor de infra projecten is ook de hoeveelheid vermeden primaire materialen berekend. Het MVI Platform heeft op basis van de Levenscyclusanalyse (LCA) rapporten van leveranciers de bronnen gevalideerd per project en de effecten doorgerekend in een nieuw ontwikkeld online infra rekenblad, in nauwe samenwerking met de coördinator duurzaam grond-, weg- en waterbouw (GWW).

Deze projecten hebben samen 2,9 miljoen kg CO² vermeden. In de cirkeldiagram is te zien dat onze duurzame energie inkoop de grootste bijdrage (62%) levert aan onze klimaatdoelen gevolgd door infra projecten met 25%. Als we kijken naar het klimaatdoel zien we dat deze projecten 83% van de referentie uitstoot hebben vermeden. Een aanzienlijke verbetering zien we door de verduurzaming van ons wagenpark. Alle personenauto’s zijn in 2024 100% elektrisch zoals afgesproken in het meerjarencontract met onze leverancier. Voor infra projecten sturen we op zero-emissie bouwplaatsen en op MKI voor asfalt.

De infra projecten hebben samen 31,3 miljoen kg primaire materiaal vermeden door het hergebruiken van vrijkomende materialen uit andere projecten en het toepassen van hernieuwbare (biobased) materialen. Als we kijken naar het gedeelte hergebruikt ten opzicht van het totaal gebruikte materiaal is dit 56% . Hiermee voldoen we aan het grondstoffen akkoord voor de 6 projecten.

In 2024 hebben we in onze begroting voor 2025 voor het eerst de verwachte impact  van projecten waar significante impact te verwachten is begroot. Deze projecten gaan we in 2025 volgen en daarover wordt in het volgend jaarverslag gerapporteerd. Hiermee kunnen we voor maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI)  onze plan, do, check, act cyclus sluiten.

De in 2022 ontwikkelde aanpak is net als vorig jaar gebruikt voor het meten van de effecten van Maatschappelijk verantwoord Opdrachtgeven en inkopen. We hebben online rekenbladen voor de 7 effect indicatoren die we met onze beleidsdeskundigen hebben geselecteerd. In het eerste half jaar van 2024 hebben we de aanpak en tool  net als vorige  jaren laten controleren  op betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid door bedrijfskunde studenten van de HZ University of Applied Science . Op basis daarvan hebben we de online tool op een aantal punten verbeterd. We hebben besloten om de monitoring elk jaar uit te breiden. De Zeeuwse gemeenten zijn inmiddels ook aan het verkennen hoe ze onze tools kunnen inzetten om impact te maken.

Met ingang van het jaar 2023 is de Algemene subsidieverordening Zeeland 2023 (Asv 2023) en het Algemene subsidiebesluit Zeeland 2023 (Asb 2023) van kracht geworden. Gezamenlijk vormen zij het juridisch kader voor het subsidiebeleid van de Provincie Zeeland. Aansluitend is ook de beleidsnota subsidies herzien en geactualiseerd, deze beleidsnota is bekend onder de benaming ‘Samen meer resultaat met subsidies’.

Digitaal indienen van een subsidieaanvraag is met ingang van 2024 de norm, waarmee een grote stap gezet is in het digitaliseren van het subsidieproces. De aanvrager van een subsidie heeft hiermee een eigen ‘persoonlijke digitale pagina’ waar het verloop van het gehele subsidieproces, dus van aanvraag tot vaststelling, zichtbaar is. Op deze manier is ons proces beter gestroomlijnd, te weten één loket, en wordt de beheersing van het proces verder versterkt.

Gedurende het jaar 2024 is daarnaast ook ingezet op verdere procesverbetering, waarbij middels de methode Lean en door middel van klantreizen het proces is doorlopen en heeft geleid tot verbeteringen in zowel proces als in werkwijze.

De begroting 2025 toont een gezond meerjarig financieel perspectief. In de voorjaarsnota 2025 schetsen we een geactualiseerd financieel perspectief.

De herverdeling van het provinciefonds en de inflatie en indexaties zullen invloed hebben op de structurele ruimte binnen de begroting de komende jaren. De incidentele ZEH-dividenden geven de komende jaren meer ruimte. Hiervoor is door Provinciale Staten een kader vastgesteld. We zijn nauw betrokken bij al deze ontwikkelingen en zullen daar Provinciale Staten ook in blijven betrekken. 

Voor het opstellen en digitaal publiceren van onze P&C documenten zoals begroting en jaarrekening gebruiken we het softwarepakket Pepperflow. Via het P&C portaal zijn deze voor iedereen toegankelijk.

In het najaar van 2023 liep het verlengde convenant Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst af. De Belastingdienst heeft de afgelopen jaren gewerkt aan de door ontwikkeling van het zogenaamde Horizontaal Toezicht (DHT). Deze veranderingen hebben gevolgen voor de samenwerking tussen de Provincie en de Belastingdienst. In het verleden lag de nadruk op de samenwerking met de Belastingdienst. Nu is het accent verschoven naar het zelf (systematisch) in de gaten houden van interne beheersmaatregelen. De Belastingdienst stelt vanuit haar eigen eisen DHT specifieke eisen aan de inrichting en controle van onze interne processen. De Provincie Zeeland wil de processen kunnen beheersen voor zowel de rechtmatigheidsverantwoording als voor het DHT. 

De Provincie Zeeland is voornemens om in 2025 een self assesment in te dienen bij de Belastingdienst, waaruit blijkt dat de Provincie voldoet aan de voorwaarden om alsnog een nieuw individueel convenant HT af te sluiten. De organisatie heeft reeds in 2022, 2023 en 2024 stappen gezet om te kunnen voldoen aan de eisen van het ‘doorontwikkelde’ convenant Horizontaal Toezicht. Daarmee ligt ook een basis, zoals eerder infomeel door de Belastingdienst aangegeven, om in 2025 tot een ‘continuering’ van het convenant HT te komen.

In 2024 heeft de Belastingdienst de reguliere klantbehandeling bij onze organisatie voortgezet. Bij de vormgeving hiervan hielden ze daarbij rekening met de onder het oorspronkelijke convenant met ons opgedane ervaringen. Ook zijn er periodiek bedrijfsgesprekken gevoerd en is de de mogelijkheid tot vooroverleg blijven bestaan. Er is hierdoor feitelijk niets veranderd in onze huidige (werk)relatie met de Belastingdienst.

Ons betalingsbeleid is gericht op een efficiënte verwerking van facturen. We streven ernaar om 95% van de facturen binnen de wettelijke betalingstermijnen te voldoen. In 2024 hebben we 92,3% van de facturen binnen de wettelijke 30 dagen betaald. Hoewel we onze doelstelling niet volledig hebben behaald, toont dit aan dat ons factuurafhandelings- en betalingsproces efficiënt functioneert.

In de Provincie Zeeland is een nieuwe projectgroep gestart ter voorbereiding op de toekomstige aanbesteding van een nieuw financieel pakket, gecombineerd met een inkooppakket. Deze projectgroep, genaamd Geïntegreerd Financieel en Inkoop Systeem (GFIS), bevindt zich momenteel in de voorbereidingsfase. De daadwerkelijke aanbesteding staat gepland voor de zomer van 2025.

De controlfunctie gaat om het ‘in control’ zijn en blijven van de organisatie. We werken aan een goed georganiseerd en geaccepteerd systeem van sturing en beheersing. De controlfunctie is van de gehele organisatie. We doen het samen, waarbij de afdeling Control een regiefunctie heeft.

In 2024 is vooral gewerkt aan de volgende onderwerpen:

1. Risicomanagement: het bestaande risicomanagementbeleid is geëvalueerd, een nieuw beleid is voorbereid en zal naar verwachting in 2025 worden vastgesteld.
2. Rechtmatigheidsverantwoording: de Provincie legt vanaf het boekjaar 2023 zelf in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Voor de onderbouwing van deze rechtmatigheidsverantwoording zijn diverse interne controles uitgevoerd.

Naast bovenstaande onderwerpen is ook aan een aantal jaarlijks terugkerende werkzaamheden uitgevoerd. Dit zijn onder meer:

• Projectcontrol: Periodiek is getoetst en geadviseerd over de beheersing van de grote projecten.
• 217a onderzoek: Het proces van besluitvorming door Gedeputeerde Staten is onderzocht. Voornaamste conclusie is dat het proces van bestuurlijke besluitvorming goed wordt beheerst.
• Planning & Control: continue wordt gewerkt aan de doorontwikkeling van een systeem waarmee bestuur en politiek in staat wordt gesteld om te kiezen, te sturen en te verantwoorden. KPI’s worden ontwikkeld en de beheersing van processen verbeterd. 

In 2024 heeft een herijking van de voorliggende Digitaliserings- of i-strategie plaatsgevonden. Dit is mede ingegeven door de veranderde prioritering in de Rijksagenda op het gebied van Digitalisering en de resultaten van de interne verkenningen omtrent  organisatieontwikkeling. Dit heeft geleid tot een gewijzigde focus ten aanzien van de interne digitaliseringsopgave welke in 2025 verder zal worden geconcretiseerd.

In relatie tot de ontwikkeling van de informatieadviesfunctie en de aanbevelingen uit de auditrapportage van de Provinciearchivaris uit 2022, zijn we in 2024  gestart met het vergroten van het informatiebewustzijn binnen de provinciale organisatie. Hier is uitvoering aan gegeven door onder andere ambtelijke adviesgesprekken te houden met de diverse inhoudelijke teams in de organisatie.  

Daarnaast is in 2024 uitvoering gegeven aan:

1. De aanbevelingen uit het de auditrapportage 2022 van de Provinciearchivaris:

• de vernietigingsprocedure is vastgesteld en wordt bij de jaarlijkse vernietigingsrondes toegepast.
• Er is een, nog vast te stellen, ‘Beleidskader veiligstellen en archiveren van e-mails en chatberichten’ opgesteld.
• In ons applicatielandschap is een voorziening ontwikkeld om per applicatie metadata vast te leggen, wat aangeeft of de aanwezige digitale informatie in aanmerking komt voor de wettelijke ‘bewaring’ of ‘vernietiging’.
• Ter voorbereiding van het besluit op het, voor vernietiging kunnen uitzonderen van dossiers over bijzondere gebeurtenissen, is een ‘Protocol Hotspotmonitor archiefbescheiden’ en een ‘Hotspotlijst’ uitgewerkt. 

2. Overbrenging van analoge én digitale informatie naar het (e-)depot van het Zeeuws Archief:
voor overbrenging van het laatste analoge stuk archief van de jaren 1992-2016 is inzichtelijk gemaakt welke stappen daar voor nog genomen moeten worden. Ten aanzien van de digitale informatie is het ‘Aansluitplan Zeeuws e-Depot 2025-2026’ vastgesteld en is gestart met het aansluittraject voor het digitaal duurzaam archiveren van de “videotulen” van vergaderingen van Provinciale Staten. 

3. Het interprovinciale meerjarenplan Wet open overheid, ‘Informatiehuishouding op orde’:
als onderdeel van het ‘Algemeen Informatiebeleid’ van de Provincie Zeeland is gewerkt aan een ‘Beleidskader Informatiebeheer’. Voor het opzetten van een kwaliteitssysteem informatiebeheer is met behulp van de landelijke standaard (KIDO) een nulmeting uitgevoerd voor de kwaliteit van het informatiebeheer binnen de Provincie. Daarnaast is gestart met het opstellen van het plan van aanpak voor de verdere implementatie van het kwaliteitssysteem. 

4. Het verbeteren van de invulling van het interbestuurlijk toezicht (IBT) op, en samenwerking met gemeenten, waterschap en de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Zeeland voor het domein “informatie- en archiefbeheer”:
aan de hand van KPI-onderzoeken is een nulmeting uitgevoerd naar het informatiebeheer bij de gemeenten en het waterschap. Daarnaast is de uitvoeringsagenda voor 2025 vastgesteld. Binnen de werkgroep “Archiveren van dossiers van de RUD over Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTH)” zijn (werk)afspraken gemaakt over de archivering deze dossiers. Een voorstel voor de borging hiervan is in ontwikkeling. 

5. Het verbeteren van de digitale toegankelijkheid
In 2024 is het thema digitale toegankelijkheid als project geborgd. Een specialist in dit kennisgebied is aangetrokken als projectleider en heeft voorstellen geleverd voor de structurele borging van Digitale Toegankelijkheid in onze informatievoorziening. Daarmee is prioriteit gegeven aan het vergroten van de digitale toegankelijkheid van onze informatiehuishouding. Hiertoe is in 2024 geanalyseerd voor welke websites en mobiele apps de Provincie verantwoordelijk is, wat de toegankelijkheidsstatus hiervan is en welke aanpak op hoofdlijnen wenselijk is. Alle websites en mobiele apps waarvoor de Provincie verantwoordelijk is, worden geregistreerd in een applicatie die het beheer en de toetsings- en verantwoordingscyclus vergemakkelijkt. Daarnaast is er een pilot opgestart om met eenvoudige software (semi-)geautomatiseerd Microsoft Word-documenten om te laten zetten in digitaal toegankelijke PDF’s

In 2024 hebben we de transitie gemaakt naar de vernieuwde ISO 27001 versie 2023. Voor deze transitie is apart een audit uitgevoerd waarbij de Provincie opnieuw  in orde is bevonden. Uit de uitgevoerde controle-audit kwam een tweetal aandachtspunten naar voren. Deze worden in 2025 opgevolgd.

In het kader van de voorbereiding op de NIS2 (een Europese richtlijn die vertaald wordt naar Nederlandse wetgeving in de vorm van de Cyberbeveiligingswet, Cbw) zijn we als provincie in 2024 aangesloten op het NCSC CSIRT én op het verplichte meldingsportaal voor significante incidenten, van het RDI (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur).

In 2024 zijn er binnen de Zeeuwse CISO-kring (onderdeel van de Zeeuwse Norm Weerbare Overheid) concrete afspraken gemaakt en voorbereidingen gestart om alle Zeeuwse lokale overheden op dezelfde, uniforme wijze te informeren over cyberdreigingen, risico’s en incidenten. Begin 2025 zal het eerste rapport worden uitgebracht. Daarnaast is de voorbereiding gestart voor een Zeeuws-brede cyberoefening in 2025.

De leden van Provinciale Staten  zijn in 2024 getraind in het omgaan met informatieveiligheid door middel  van online "phishing"- en trainingscampagnes.

In 2024 is het project Implementatie Digitale Wetgeving opgestart. De projectgroep stuurt op de tijdige implementatie van de digitale wetgeving in de bedrijfsprocessen en op de borging van kwaliteit, beheer en sturing. 

De implementatie van digitale wetgeving in de organisatie loopt daarbij conform inwerkingtreding van de individuele wetten. De verplichtingen uit de Wet modernisering elektronische publicaties (Wmebv) zijn in 2024, ondanks dat deze is uitgesteld tot 1 januari 2026, vertaald naar producten en proceswijzigingen. De voorbereidingen voor de inwerkingtreding van de Wet digitale overheid (Wdo) zijn vóór 1 juli 2026 afgerond, de invoering hangt af van nog door het Rijk te nemen maatregelen. We zijn klaar voor de implementatie van de Europese Single digital gateway (Sdg) verordening. In 2024 is de implementatie van de Wet elektronische publicaties (Wep) volledig afgerond. Om ook de provinciale organisatie voor te bereiden op de veranderingen in het digitale contact met de samenleving wordt een scholingstraject voorbereid. Voor nagenoeg alle wetten en verordeningen is de borging geregeld.

De projectgroep heeft in 2024 het dienstverleningsconcept en een zogenaamde kanalenstrategie ontwikkeld voor de (digitale) dienstverlening naar burgers en bedrijven. Deze wordt in 2025 verder geconcretiseerd met uitvoeringsmaatregelen. 

De voorgenomen ontwikkeling van de informatievoorziening voor het Nationaal Programma Landelijk Gebied (NPLG) was verbonden aan de NPLG-plannen van het Kabinet Rutte IV.  Met het aantreden van het Kabinet Schoof I zijn deze plannen medio 2024 sterk gewijzigd, hetgeen ook van invloed is geweest op de inhoud van de NPLG-aanpak en de daarvoor benodigde informatievoorziening.

In 2024 heeft een herijking van de aanpak plaatsgevonden, die zich zal vertalen naar een bijgestelde informatiebehoefte voor gebiedsaanpakken en hoe verschillende  thema’s in een gebied op elkaar inwerken. 

Waar het gaat om KPI’s (prestatie-indicatoren) per inhoudelijk thema, is per onderwerp een aantal KPI’s gedefinieerd die kenmerkend zijn voor de aanpak, doelstellingen en sturing van relevante beleidsthema’s.

In 2024 is een aantal inhoudelijke samenwerkingen op het gebied van data in gang gezet:

1. Data-samenwerking Klimaatadaptatie
   Als onderlegger voor maatregelen in het kader van klimaat-adaptatie is met de Zeeuwse gemeenten een klimaat-atlas gevuld. Deze atlas geeft de mate van klimaat-robuustheid per deelgebied weer. Als vervolg hierop wordt gezamenlijk gewerkt aan stroomlijning van data (standaarden, kwaliteit, begrippen) om inzichten goed vergelijkbaar en optelbaar te maken.
2. Data-samenwerking Zeeuwse norm
   Doel van de Zeeuwse norm is het versterken van de weerbaarheid en integriteit van Zeeuwse overheden. Een van de thema’s gaat over ondermijning, waarvoor een platform ingericht wordt om relevante informatie met alle Zeeuwse overheden te delen.
3. Data-samenwerking Sociaal Domein/Jeugd
   Binnen het thema ‘Geen kind meer gesloten’ wordt gezocht naar alternatieve vormen van jeugdhulpverlening, anders dan in een gesloten leefomgeving. Er vindt een (data-)analyse plaats naar knelpunten in het zorgverleningsproces om langs die weg tot oplossing te komen.
4. Kunstmatige Intelligentie voor data-kwaliteit en gegevensmanagement
   Samen met Zeeuwse overheden op een innovatieve manier (met inzet van AI) de 
   doorzoekbaarheid van digitale documenten vergroten waardoor bij voorbeeld Woo-verzoeken efficiënter kunnen worden afgehandeld.

Daarnaast heeft in 2024 de verkenning plaatsgevonden op het vormen van het samenwerkingsplatform als onderdeel van het fundament van de data-samenwerkingen. Het samenwerkingsplatform biedt een podium voor kennisdeling over generieke data-gerelateerde onderwerpen zoals bij voorbeeld data-ethiek, kunstmatige intelligentie (AI), data-kwaliteit, inkoopvoorwaarden en dergelijke. Op deze manier werken we nu aan een actief netwerk in Zeeland  voor data-professionals en andere belanghebbenden, waarbinnen informatie en toepassingen gedeeld worden. In 2025 wordt dit met de regionale partners verder vormgegeven.

In 2024 is het uitvoeringsprogramma geactualiseerd, met focus op de Digitale samenleving en Digitale overheid. Dit gebeurt via drie sporen: toepassing, bewustwording en randvoorwaarden. Daarnaast is gestart met het verkennen van nieuwe kansen en uitdagingen. Op basis van een motie Provinciale Staten in november 2024 is AI als thema toegevoegd aan het uitvoeringsprogramma. 

Innovatieve (sensor)data inwinning
Het LoRa-datanetwerk in Zeeland en Sensorbucket (beiden noodzakelijk voor inwinning van sensordata) zijn in 2024 verbeterd met nieuw beheercontracten en extra antennes op strategische locaties. Enkele gebieden, zoals de Kop van Schouwen en delen van Zeeuws-Vlaanderen, hebben nog geen volledige dekking.  In 2025 worden extra antennes geplaatst om dit op te lossen. Daarbij zijn in 2024 verschillende grondwatersensoren, fijnstofsensoren en stikstofsensoren geplaatst in Zeeland. In 2024 is nauw samengewerkt met het Waterschap Scheldestromen voor het ontwikkelen van sensoren, de uitbreiding van het LoRa-datanetwerk in Zeeland en de doorontwikkeling van SensorBucket. 

Verder zijn in dat kader innovatieve pilots uitgevoerd met zoet-zoutmetingen in het kader van het project ‘Zoete Stuwen’ en de realisatie van een datakoppeling met trillingssensoren in de Zeelandbrug.  

Algoritmen
De Provincie Zeeland heeft zich in 2024 voorbereid op de AI-Act, die vanaf 2025 algoritmen met een onacceptabel risico (gezichtsherkenning of bijvoorbeeld discriminerende werking) verbiedt. We doen dit in nauwe samenwerking met het IPO en met het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Uit een eerste inventarisatie blijkt vooralsnog dat de Provincie géén algoritmen met een onacceptabel risico gebruikt. Naar aanleiding van de inventarisatie is een eerste algoritme gepubliceerd in het landelijk Algoritmeregister. 

Naast de bestuurlijke doelen hebben we zeven doelstellingen waaraan we in 2024 werkten

• Het ziekteverzuimpercentage (4,4%) ligt iets boven de landelijke Verbaannorm (3,3%). In 2024 werden (waar nodig aanvullende) maatregelen genomen om het ziekteverzuim te reduceren of beperkt te houden.  Het verzuim is vergelijkbaar met het verzuimpercentage in 2023 . 
• We hebben binnen onze organisatie in 2024 33 stagiaires begeleid (doel 20 stageplaatsen)
• Onze externe inhuur bedraagt niet meer dan 10% dan de Rijksnorm (comply or explain).
• Het quotumpercentage voor 2024 om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een baan te bieden is minimaal 28,5 fte (1fte = 25,5 uur) (Participatiewet). De organisatie heeft de doelstelling met 28,99 fte behaald. Het quotumpercentage wordt jaarlijks geactualiseerd omdat het betrekking heeft op een heel jaar. 
• We betalen facturen zo snel als mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen.
• We behandelen subsidie-, vergunning- en ontheffingsaanvragen binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen.
• We zetten in om ingebrekestellingen, bejegeningsklachten, beroepschriften en bezwaarschriften te voorkomen. Als deze komen behandelen we ze binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijn.

In 2024 is de Interprovinciale Gids Digitale Ethiek geactualiseerd. De gids biedt praktische handvatten, toepasbare tips en concrete voorbeelden voor waardegedreven digitaliseren. Daarnaast is  in 2024 onderzoek gedaan naar de borging van ethiek in de organisatie. De praktische toepassing daarvan zal in 2025 verder geïmplementeerd worden. Sinds 2024 hanteert de Provincie interne richtlijnen voor verstandig (bewust) gebruik van generatieve AI. 

Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Zeeland 

De Rekenkamer Zeeland voert onafhankelijk onderzoek uit naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door de Provincie Zeeland gevoerde beleid. Per jaar worden een of meerdere onderzoeken gedaan, waar schriftelijk over wordt gerapporteerd. Deze rapportages bevatten vaak ook aanbevelingen.  

In deze paragraaf wordt per onderzoek van de Rekenkamer Zeeland gerapporteerd over de opvolging van de gedane aanbevelingen. Dit is overeenkomstig artikel 186a van de Provinciewet, waarin gesteld wordt dat Gedeputeerde Staten hierover jaarlijks een overzicht aan Provinciale Staten toezenden (inclusief standpunt daaromtrent en de wijze waarop aan de aanbevelingen vervolg is gegeven).  

In de jaarstukken 2023 is voor het eerst gerapporteerd over de opvolging van gedane aanbevelingen. Artikel 186a van de Provinciewet is namelijk per 2023 in werking getreden. In de jaarstukken van 2023 is opgenomen dat in de toekomstige jaarstukken zowel een toelichting wordt gegeven over de openstaande aanbevelingen per begin van het boekjaar, alsook over de aanbevelingen die gedurende het boekjaar door de Rekenkamer Zeeland worden voorgesteld.  

Benutten van Europese middelen  

Hoofdvraag  

In hoeverre waren randvoorwaarden voor de Provincie Zeeland in de periode 2019 – 2023 aanwezig om succesvol Europese middelen te benutten, blijkend uit casuïstiek en is er gelet op de resultaten sprake van mogelijk onderbenut potentieel (indien meetbaar kwantitatief)? 

Aanbeveling 1: 

Geef Gedeputeerde Staten opdracht om een Zeeuws afwegingskader op te stellen over hoe en wanneer er wel/niet ingezet dient te worden op het benutten van Europese middelen en leg dat voor vaststelling voor aan Provinciale Staten. De good practice uit de provincie Zuid-Holland biedt een voorbeeld.  

Stand van zaken per 31-12-2024: 

Er is een eerste opzet gemaakt die op ambtelijk, management en Gedeputeerde Staten niveau wordt besproken. Het voorleggen hiervan aan Provinciale Staten is gepland in het tweede kwartaal 2025.  

Aanbeveling 2:  

Geef Gedeputeerde Staten opdracht om de Europastrategie te actualiseren, waarbij gebruik gemaakt wordt van de handvatten die volgen uit dit onderzoek.  

Stand van zaken per 31-12-2024: 

In het tweede kwartaal wordt een mid-term review van de huidige Europastrategie (Koersdocument Europa 2021-2027) gemaakt en aangeboden aan Provinciale Staten. Met aanvang van de nieuwe Europese programmaperiode 2028-2035 wordt een nieuwe Europa strategie gemaakt en aangeboden aan Provinciale Staten.  

Aanbeveling 3:  

Gedeputeerde Staten te verzoeken om een voorstel aan te bieden voor voorfinancieringsmogelijkheden – met als goed voorbeeld de voucherregeling bij OP-Zuid – gericht op minder draagkrachtige aanvragers van Europese subsidies. In de voucherregeling kan men deskundige ondersteuning krijgen voor een adequate aanvraag van Europese subsidies.  

Stand van zaken per 31-12-2024:  

De regeling is verlengd voor het programma OP-Zuid en zal openstaan voor alle oproepen in de huidige programmaperiode. Op dit moment zijn de budgetten van veel subsidieprogramma’s uitgeput voor deze programmaperiode. Eerste helft 2025 wordt onderzocht of het uitbreiden van deze regeling voor andere programma’s voor de huidige periode zinvol is of dat het voor de volgende programmaperiode voorbereid wordt voor OP-Zuid en andere subsidieprogramma’s.  

Aanbeveling 4:  

Geef Gedeputeerde Staten opdracht om zich in te spannen voor een Zeeuws breed subsidieteam dat dient als landingsplaats voor informatie-uitwisseling en afstemming over en stimulering van projectideeën en voorstellen. 

Stand van zaken per 31-12-2024: 

Het Europateam heeft samen met het regiobureau van het OZO initiatief genomen om dit Zeeuws subsidieteam weer opnieuw bij elkaar te roepen. De subsidie coördinatoren of strategen van de Zeeuwse overheden zijn hierbij uitgenodigd, aangevuld met de Zeeuwse Kennisinstellingen. Deze bijeenkomst heeft plaatsgevonden in oktober 2024. Afgesproken is om met een frequentie van circa drie keer per jaar samen te komen en in de tussenliggende periode online contact te houden en informatie te delen.  

Aanbeveling 5:  

Geef Gedeputeerde Staten opdracht om de jaarlijkse monitoring naar een hoger niveau te brengen met daarbij aandacht voor streefwaarden, de cofinanciering die door de Provincie bijgedragen wordt aan Zeeuwse projecten en juistheid van gegevens. Agendeer de monitoringsrapportage jaarlijks in de commissie Bestuur.  

Stand van zaken per 31-12-2024: 

Er is een digitaal dashboard met monitoringsgegevens in ontwikkeling. Deze is in voorbereiding. De Monitoringsrapportage die Erac opstelt zal twee keer per jaar worden aangeboden. De eerstvolgende heeft peildatum januari 2025 en wordt begin maart aangeboden aan Provinciale Staten. Na de zomer zal de tweede rapportage worden aangeboden.  

Aanbeveling 6:  

Geef Gedeputeerde Staten opdracht om één keer per zeven-jaarlijkse EU periode het Provinciale beleid gericht op het benutten van EU-programma’s (toepassing afwegingskader en strategie) te evalueren en Provinciale Staten de resultaten daarvan toe te sturen. 

Stand van zaken per 31-12-2024: 

De Mid-term review van de programmaperiode 2021-2027 wordt in het tweede kwartaal 2025 aangeboden aan Provinciale Staten.  

Risico’s bij samenwerking 

Hoofdvraag: 

Heeft de Provincie Zeeland zicht en grip op de risico’s bij majeure samenwerkingsverbanden waarin zij deelneemt? 

Aanbeveling 1: 

Laat periodiek op de Statenvergadering het ‘integrale risicobeeld’ ter bespreking agenderen. 

Stand van zaken per 31-12-2024: 

Eind 2024 is het onderwerp risicomanagement besproken in de Auditcommissie. Hierbij is een doorkijk gegeven naar de voor te stellen aanpassingen in het risicomanagementbeleid. Het geactualiseerde beleid wordt naar verwachting in april 2025 geagendeerd in Provinciale Staten ter besluitvorming. In dit beleid is vervat dat zesmaal gerapporteerd wordt over de risicoparagraaf. Vanuit het BBV is het verplicht een paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en jaarrekening op te nemen. Daarnaast wordt in het kader van Provinciale invulling viermaal gerapporteerd over de risicoparagraaf bij de agendering van de grote projecten. Met het vast te stellen geactualiseerde risicomanagementbeleid wordt deze werkwijze bekrachtigd. 

Stads- en Streekvervoer over de weg  

Hoofdvraag: 

Was het stads- en streekvervoer in Zeeland vanaf maart 2015 optimaal vraaggericht, verbindend, maatschappelijk toekomstgericht en duurzaam en welke lessen zijn op grond hiervan te trekken voor een mobiliteitsnetwerk in Zeeland? 

Aanbeveling 2: 

De Rekenkamer beveelt aan dat Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten opdragen om expliciet jaarlijks te laten rapporteren over de resultaten van het gevoerde beleid. Gedacht kan worden aan een bespreeknotitie ter behandeling in een Statencommissie. 

Stand van zaken per 31-12-2024:  

De voorbereiding van een rapportage over het gevoerde OV-beleid in een bespreeknotitie is gestart. Het wordt voorzien om dit in combinatie met de jaarstukken aan Provinciale Staten te versturen.? 

Landbouwtransitie in Zeeland? 

Hoofdvraag: 

In hoeverre werden in de periode 2017 t/m 2021 de provinciale doelen met betrekking tot landbouwtransitie in Zeeland gerealiseerd en hoe effectief was daarbij de rolinvulling door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten? 

Aanbeveling 4: 

Betrek monitoring en evaluatie nadrukkelijk bij de uitvoering van voorgaande aanbeveling en verzoek Gedeputeerde Staten bij monitoring en evaluatie de handvatten te gebruiken die zijn te herleiden uit het onderzoek van de rekenkamer. 

Stand van zaken per 31-12-2024: 

Het gebiedsprogramma is in 2024 vastgesteld en aangedragen voor financiering van het Rijk. Het Rijk heeft 28 miljoen euro beschikbaar gesteld voor de uitvoering van koplopersmaatregelen. Dit is niet voldoende voor alle maatregelen. De precieze koplopersmaatregelen moeten daarom op basis van prioritering worden ingediend voor subsidie, wat begin 2025 gebeurt. Een belangrijke verplichting bij deze financiering door het Rijk is het monitoren en evalueren van de effecten. Hiervoor wordt een monitoringsplan opgesteld en is een vacature opengesteld om hier nog nadrukkelijke aandacht aan te geven. 

Cyberveiligheid 

Hoofdvraag: 

Wat is het niveau van cyberveiligheid bij de provinciale organisatie, RUD Zeeland, NV Westerscheldetunnel en Westerscheldeferry BV en welke verbeteringen zijn daarin mogelijk wat betreft de doeltreffendheid van beleid? 

Aanbeveling 2: 

Blijf streven naar het voldoen aan de BIO (Baselline Informatiebeveiliging Overheid). 

Stand van zaken per 31-12-2024: 

Op basis van het behaalde ISO 27001 certificaat?en het uitgevoerde rekenkameronderzoek wordt aantoonbaar voldaan aan de BIO. In 2024 zijn we gemigreerd naar de gewijzigde norm ISO 27001:2023. Op 4 december 2024 is op basis van de verplichte jaarlijkse (externe) ISO 27001?audit bevestigd dat we ook voor 2025 gecertificeerd blijven uiteraard mits we de geconstateerde afwijkingen mitigeren. 

In 2025 zullen we ook gaan voldoen aan de zorgplicht en de meldplicht van de nieuwe Cyberbeveiligingswet die momenteel in ontwerp is op basis van de Europese Richtlijn NIS-2. 

Aanbeveling 3: 

Scherp het veiligheidsbeleid van de Provinciale organisatie gericht aan om de weerbaarheid tegen (fysieke) indringers te versterken. Gebruik hiervoor de handvatten die volgen uit het rekenkameronderzoek.  

Stand van zaken per 31-12-2024: 

Sinds 1 april 2024 is het voor alle medewerkers, directie, bestuursleden en statenleden (kortom: iedereen die een zeeland.nl-account heeft) verplicht om de toegangspas voor iedereen zichtbaar te dragen in het beveiligde gebied, hetzij aan het verstrekte keycord, danwel aan de broeksriem. 

Bezoekers die in het beveiligde deel moeten zijn krijgen een gele bezoekerspas (zonder sleutelfunctie) en mogen alleen onder begeleiding van een medewerker zich begeven in het beveiligde deel. Medewerkers moeten alle externe bezoekers (ook die voor het openbare deel) aanmelden in het Serviceportaal. 

Monteurs, werklieden en andere bezoekers die zelfstandig in de gebouwen moeten zijn krijgen een groene pas met sleutelfunctie nadat ze zijn gescreend (VOG en geheimhoudingsverklaring). 

Begin 2025 wordt een begin gemaakt met personalisatie van de toegangspassen voor medewerkers (passen worden bedrukt met naam en foto). 

Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 4,9 miljoen bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 6,2 miljoen (1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves). Daarnaast is door Provinciale Staten ook een rapportagegrens vastgesteld op € 750.000. Indien de incidentele bevindingen en/ of systematische fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 750.000 komen, worden deze toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

In deze paragraaf is aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid en staat beschreven welke actie Gedeputeerde Staten onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. 

Begrotingscriterium

De geconstateerde onrechtmatigheden met betrekking tot het begrotingscriterium hebben betrekking op:

• Overschrijding lasten programma’s € 349.000                    
• Onderschrijding baten programma’s € 2.975.000

De lastenoverschrijdingen zijn als onrechtmatig maar acceptabel aangemerkt. Onrechtmatig vanwege het budgetrecht van PS, acceptabel omdat de gedane uitgaven binnen het bestaande beleid van PS vallen. Zie voor een toelichting van de afwijkingen op programmaniveau het kopje ‘Toelichting op het overzicht van baten en lasten’ in de jaarrekening. Aldaar is een analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de realisatie per programma opgenomen.

De batenonderschrijdingen hebben voornamelijk betrekking op baten die samenhangen met SPUK’s. Deze baten worden verantwoord naar mate de betreffende activiteiten worden gerealiseerd. Door vertraging van enkele activiteiten worden deze baten in een later boekjaar gerealiseerd. Voor batenonderschrijdingen is de optie om deze als acceptabel aan te merken, ook als deze binnen het bestaande beleid van PS vallen, niet vastgelegd in afspraken tussen GS en PS.

De financiële verordening zal in 2025 geëvalueerd en herzien worden. Onderwerp van evaluatie zal in ieder geval zijn:

• Het tijdig melden van batenonderschrijdingen aan PS.
• Het verduidelijken van het autorisatieniveau van zowel de baten als de lasten in de begroting.

Voorwaardencriterium

De geconstateerde overschrijdingen van de rapportagegrens voor het voorwaardencriterium hebben betrekking op Europese aanbestedingen:

• Niet-aanbestede uitgaven: heeft betrekking op drie crediteuren en omvat circa € 275.000.
• Aanbestede uitgaven met overschrijding contractwaarde: heeft betrekking op twee crediteuren en omvat circa € 1.121.000. 

Gedurende het boekjaar 2024 zijn reeds diverse maatregelen getroffen en opgestart om verdere onrechtmatigheden met betrekking tot deze specifieke crediteuren te voorkomen. Concreet betekent dit dat een opdracht is beëindigd, twee opdrachten opnieuw Europees zijn aanbesteed en dat een nieuwe Europese aanbesteding is opgestart. Doordat sprake is van lopende contracten is de verwachting dat uitgaven aan drie van bovenstaande crediteuren ook in 2025 nog zullen leiden tot onrechtmatigheden.    

Beheersmaatregelen

Gericht op het voorwaardencriterium hebben de onrechtmatigheden zich voor gedaan bij het proces inkoop en aanbesteding. In dit proces zijn twee risico’s te onderkennen: niet Europees aanbesteden waar dit (achteraf bezien) wel moet (onjuiste aanbestedingsvorm) en hogere uitgaven dan de contractwaarde (overschrijding). Voor deze risico’s zijn repressieve maatregelen ingebouwd om de onrechtmatigheden te signaleren. Het is zaak toereikende preventieve maatregelen (in meerdere mate) te implementeren om de naleving van de Europese aanbestedingsregels structureel te borgen. Beheersmaatregelen zijn: 

• Het expliciet documenteren van een juiste en volledige raming, zodat voor een juiste aanbestedingsvorm wordt geopteerd en de contractwaarde niet overschreden wordt.
• Het consequenter geven van signaleringen ten aanzien van de uitgaven in relatie tot de lopende order, zodat budgethouders vroegtijdig worden geïnformeerd over eventuele overschrijdingen en acties kunnen worden ondernomen om dit te voorkomen.
• Het gerichter delen van de onrechtmatigheden binnen de organisatie, zodat we hier als organisatie van leren en onrechtmatigheden kunnen voorkomen.