9.2 Kosten van overhead

We verantwoorden in dit deel van het jaarverslag de provinciale lasten die niet rechtstreeks aan één van de programma’s zijn te koppelen. We noemen dit 'kosten van overhead'. Dit omdat we, in de programma’s van het hiervoor opgenomen programmaplan, alleen direct toe te rekenen lasten opnemen. 

Zo geven we op een eenvoudige manier meer inzicht aan Provinciale Staten in de totale kosten van overhead. 

• BBV, artikel 8 lid 1c en 1e
• Notitie overhead – commissie BBV, 2016
• Wet op de vennootschapsbelasting

Definitie overhead (notitie overhead, commissie BBV 2016): 

Overhead zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

 Uitgangspunten (notitie overhead, commissie BBV 2016):

• Directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden waar het over gaat.
• Ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren daarom tot de overhead. Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead.
• Sturende taken vervult door leidinggevenden behoren tot de overhead. De bijbehorende loonkosten behoren ondeelbaar tot de kosten van overhead.
• De plaats van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead.

Voorgeschreven is dat we inzicht geven in het bedrag aan te betalen Vennootschapsbelasting (Vpb) over 2021.

Elk jaar bekijken we alle provinciale activiteiten voor de Vpb. De conclusie is hetzelfde als in de afgelopen vier jaren:

•    de Provincie Zeeland drijft voor deze activiteiten geen fiscale onderneming
•    of er kan gebruik worden gemaakt van een vrijstelling

Dit betekent dat er geen activiteiten plaatsvinden die tot een bedrag voor Vpb leiden. Bij eventuele wijzigingen van activiteiten bekijken we opnieuw of er sprake is van een Vpb belaste activiteit.

Hierna is op hoofdlijnen de uitwerking van overhead voor ons provinciale jaarrekening 2021 opgenomen:

Personeel
Voor het personeelsbestand is er bekeken of er directe taken in het programmaplan (primaire proces) zijn. Hierbij is rekening gehouden  met de notitie overhead.
In de jaarrekening kijken we bij de realisatie van de personeelslasten naar de verdeling over het programmaplan en de kosten van overhead. In de jaarrekening 2021 brengen we voor € 28,5 miljoen aan personeelslasten ten laste van de diverse programma's van het programmaplan. 

Huisvesting
De kantoorruimten rekenen we tot de overhead.  Dit zijn ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen provinciale organisatie.
Kantoor- en opslagruimten die behoren tot een specifiek uitvoerende taak verantwoorden we op het betreffende taakveld. Dit geldt bijvoorbeeld voor de wegensteunpunten, die we onder het programma regionale bereikbaarheid opnemen.

ICT-middelen
Kosten voor hardware en software rekenen we tot overhead, omdat we als Provincie nauwelijks speciale applicaties hebben voor één speciaal taakveld.

Overige overhead
Met overige overhead bedoelen we de kosten voor onder meer algemene communicatie, juridische en financiële dienstverlening en overige facilitaire kosten.

Bijdragen verbonden partijen
De bijdrage(n) die verbonden partijen, zoals Gemeenschappelijke Regelingen, in rekening brengen, verantwoorden we op het taakveld/de activiteiten waarvoor de verbonden partij werkt. Dit sluit aan bij het BBV waarbij de beleidsdoelstellingen van verbonden partijen bij de programma’s moeten worden opgenomen waarvoor een verbonden partij actief is.