Paragraaf Bedrijfsvoering

Vooruitgang door samenwerking

We werken aan het Zeeland van 2050. De maatschappelijke opgaven zijn groot en vragen steeds vaker om samenwerking over de grenzen van beleidsterreinen, afdelingen en organisaties heen. Tegelijkertijd zijn mensen, middelen en expertise niet onbeperkt beschikbaar. Dat vraagt om scherpe keuzes, integraal werken en een bedrijfsvoering die de uitvoering van onze maatschappelijke opgaven ondersteunt.

In 2027 werken we verder vanuit het vernieuwde sturingsconcept en de nieuwe inrichting van de organisatie. We verbinden maatschappelijke doelen, prioriteiten, uitvoeringskracht, capaciteit en financiële middelen nadrukkelijker met elkaar. Bedrijfsvoering staat daarbij niet naast het primaire proces, maar helpt de organisatie om haar doelen daadwerkelijk te realiseren.

Digitalisering, data en AI bieden mogelijkheden om werk slimmer en eenvoudiger te organiseren. Tegelijkertijd blijven vakmanschap, leiderschap en samenwerking bepalend voor het resultaat. Zo bouwen we stap voor stap aan een wendbare en uitvoeringsgerichte organisatie die samenwerkt aan het Zeeland van de toekomst.

Omvang ambtelijke organisatie (peildatum 30 juni 2026)
Ambtelijke organisatie: 731,8 fte
Statengriffie: 6,5 fte
Rekenkamer: 1,0 fte

• Norm voor externe inhuur is, volgens de Rijksnorm, maximaal 10% van de totale personele uitgaven
• Inkoopbeleid
• Informatiebeleid
• Informatiebeheer

Deze beleidskaders zijn een bevoegdheid van GS/Concerndirectie.

Goed werkgeverschap: blijvende aandacht voor personeelsbeleid en personeelsplanning

Goed werkgeverschap blijft in 2027 een belangrijk uitgangspunt. De arbeidsmarkt blijft krap, terwijl de maatschappelijke opgaven van de provincie vragen om voldoende capaciteit, passend vakmanschap en medewerkers die duurzaam inzetbaar zijn. Dat betekent dat we niet alleen aandacht hebben voor het aantrekken van nieuwe medewerkers, maar juist ook voor het behouden, ontwikkelen en gericht inzetten van het talent dat al in de organisatie aanwezig is.

In lijn met de werkgeversvisie van de provincies werken we aan een wendbare organisatie waarin medewerkers zich blijven ontwikkelen, verantwoordelijkheid nemen voor hun vakmanschap en breed inzetbaar zijn waar de opgaven daarom vragen. We investeren in professionele ontwikkeling, leiderschap, duurzame inzetbaarheid en een sociaal en fysiek veilige werkomgeving. Binnen duidelijke kaders bieden we ruimte voor maatwerk, ontwikkeling en mobiliteit. Goed werkgeverschap vraagt daarbij ook om helderheid over verwachtingen, prioriteiten en de bijdrage die van medewerkers en teams wordt gevraagd.

Goed werkgeverschap staat niet los van de ontwikkeling van onze organisatie en bedrijfsvoering. In 2027 geven we verder vorm aan de manier waarop we samenwerken, sturen en organiseren. We versterken eigenaarschap, integraal werken en professioneel leiderschap en organiseren processen en ondersteuning zo eenvoudig en effectief mogelijk. Mensen, organisatie, capaciteit en middelen worden daarbij steeds meer in samenhang bezien. Zo ondersteunt de bedrijfsvoering de organisatie om de maatschappelijke opgaven van Zeeland daadwerkelijk te realiseren.

 Strategische personeelsplanning krijgt in 2027 verder vorm. We brengen de toekomstige personeelsbehoefte, beschikbare capaciteit, benodigde kennis en vaardigheden en verwachte in- en uitstroom steeds beter met elkaar in verband. Zo kunnen we eerder anticiperen op schaarste, uitstroom en veranderende werkzaamheden. Daarbij kijken we niet alleen naar het invullen van vacatures, maar ook naar interne mobiliteit, ontwikkeling van medewerkers, anders organiseren van werk en de mogelijkheden die digitalisering en AI bieden.

Ook blijven we aandacht houden voor vitaliteit, werkdruk, verzuim en duurzame inzetbaarheid. Het doel is dat medewerkers gezond, gemotiveerd en vakbekwaam hun werk kunnen blijven doen en zich kunnen blijven ontwikkelen in een veranderende organisatie.

 Goed werkgeverschap en organisatieontwikkeling dragen zo samen bij aan een wendbare, lerende en uitvoeringsgerichte organisatie die in staat is de ambities van Zeeland 2050 te realiseren.

We zetten ons dagelijks in om het beste te doen, met én voor Zeeland en de inwoners van Zeeland. Nog afgezien van de plicht die we als overheid hebben om over onderdelen van ons werk te communiceren, willen we gewoon zelf ook laten zien wat we doen, voor wie we dat doen en waarom we dat doen. En dat zo begrijpelijk en toegankelijk mogelijk. 

Visie op communicatie
Provinciale Staten hebben in 2025 de Visie op communicatie vastgesteld. Daarin is te lezen dat we communicatie allereerst inzetten om beleid en besluitvorming over het voetlicht te brengen. We vertellen wat we doen, welke keuzes we maken en waarom. Daarnaast gaan we (digitaal) in gesprek met inwoners, organisaties en andere overheden. 

Middelen
Team Communicatie zorgt dat Zeeland en de inwoners van Zeeland weten waarvoor ze terechtkunnen bij de Provincie Zeeland. Maar ook wat ze van Provincie Zeeland mogen verwachten en hoe ze zaken kunnen aankaarten. Die communicatie geven we onder meer vorm via onze (digitale) communicatiemiddelen:

• Social media (Facebook, LinkedIn, X, Instagram,  Bluesky, YouTube).
• www.zeeland.nl.
• E-mail nieuwsbrieven.
• Online en gedrukte magazines (bijvoorbeeld magazine IN ZEELAND)
• Narrowcasting (beeldschermen met informatie).
• De Abdijstudio voor webinars of live gesprekken.
• Beeldloket voor foto en video.
• Mediaberichten.
• Podcasts.

Heldere communicatie
Team Communicatie is verantwoordelijk voor heldere en eenduidige communicatie met de Zeeuwse samenleving. Maar het team is er niet alléén van: heldere communicatie is een verantwoordelijkheid van de gehele organisatie. Team Communicatie kan daar wél heel goed bij helpen. En doet dat dan ook. Onder meer door te streven naar heldere, begrijpelijke teksten en het toegankelijk maken van documenten die op de website staan.

IN ZEELAND
IN ZEELAND, het kwartaalmagazine van de Provincie Zeeland, begon in 2022 en is sinds 2024 een vast communicatiemiddel met een oplage van inmiddels 5200 exemplaren en ruim 4.300 abonnees. Dat aantal groeit na het verschijnen van elke nieuwe editie. Het magazine, dat verder via gemeentehuizen en bibliotheken verspreid wordt, geeft inzicht in provinciaal beleid, subsidies en politieke besluiten. 

Sociale media 
De inzet op sociale media blijft van groot belang. Zowel voor de provinciale kanalen als voor die van de commissaris. Met name laatstgenoemde heeft een zeer groot aantal volgers, dat vrijwel dagelijks wordt bediend met posts ter ondersteuning van het provinciale beleid.  Maar ook de provinciale kanalen doen het, zeker in vergelijking met andere provincies, bovengemiddeld. 

Participatie
Dat de inwoners van Zeeland , bedrijven, instellingen en medeoverheden door middel van participatie beter en meer betrokken kunnen worden bij de beleidsontwikkeling staat niet ter discussie. Dat is immers ook de gedachte achter de titel van het coalitieakkoord en de gebiedsgerichte aanpak. Wel is het zaak participatie gericht en verstandig in te zetten. Plat gezegd: je moet iets kunnen en willen doen met wat je ophaalt. Team Communicatie heeft het initiatief genomen om participatie meer handen en voeten te geven binnen de organisatie. Dat gaat de komende jaren zijn beslag krijgen, onder meer via een gerichte aanpak en trainingen van medewerkers.

Ondersteuning college 
Vast onderdeel van het werk van het Team Communicatie is de ondersteuning van het college van Gedeputeerde Staten en zijn individuele leden. Het college heeft samen 4,5 fte aan communicatieondersteuning/woordvoering . Die ondersteuning bestaat onder meer uit het geven van communicatieadvies op allerlei terreinen, en het voorbereiden en begeleiden van mediaoptredens, het beantwoorden van persvragen en het (mee)schrijven aan speeches. Daarnaast werken de communicatieadviseurs aan de communicatie van en over projecten en programma’s in de portefeuille van ‘hun’ bestuurder.

Met ingang van het jaar 2023 is de Algemene subsidieverordening Zeeland 2023 (Asv 2023) en het Algemene subsidiebesluit Zeeland 2023 (Asb 2023) van kracht geworden. Gezamenlijk vormen zij het juridisch kader voor het subsidiebeleid van de Provincie Zeeland. Aansluitend is ook de beleidsnota subsidies herzien en geactualiseerd, deze beleidsnota is bekend onder de benaming ‘Samen meer resultaat met subsidies’.

In de afgelopen jaren is het aantal aanvragen, waaronder vanuit specifieke regelingen, fors toegenomen hetgeen ook  uitvoeringslast met zich meebrengt. Tevens merken we een toename van verantwoording richting Rijk en Europa, een voorbeeld daarvan is het per 2026 door het Rijk ingevoerde 'deminimis register' wat extra uitvoeringslasten bij de provincie tot gevolg heeft.

Er is en wordt nog steeds ingezet op verdere professionalisering middels digitalisering en de toepassingen die het biedt, digitaal indienen is de norm en er wordt verder bezien of toepassing van AI wellicht mogelijkheden biedt. Aansluitend werken we binnen de mogelijkheden van ons digitaal systeem aan signalering waarmee aanvragers een melding krijgen van naderende deadlines. De eerste oriëntatie wordt gedaan naar een specifiek subsidie-volgsysteem, waarmee naast efficiencyvoordeel ook het nog beter extraheren van concrete (management-)informatie de doelstelling is.

De begroting toont een gezond meerjarig financieel perspectief. In de najaarsnota 2026 schetsen we een geactualiseerd financieel perspectief. Ook houden we daarin rekening met de onzekerheden die op de Provincie af kunnen komen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de herijking van het provinciefonds, onze belangrijkste inkomstenbron. De dividenden van ZEH kunnen ertoe leiden dat komende jaren incidentele ruimte binnen de meerjarenbegroting ontstaat. Hiervoor hanteren wij de kaders die door Provinciale Staten zijn vastgesteld.

Voor het opstellen en digitaal publiceren van onze P&C documenten zoals begroting en jaarrekening gebruiken we het softwarepakket Pepperflow. 

In het najaar van 2023 liep het verlengde convenant Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst af. De Belastingdienst heeft de afgelopen jaren gewerkt aan de door ontwikkeling van het zogenaamde Horizontaal Toezicht (DHT). Deze veranderingen hebben gevolgen voor de samenwerking tussen de Provincie en de Belastingdienst. In het verleden lag de nadruk op de samenwerking met de Belastingdienst. Nu is het accent verschoven naar het zelf (systematisch) in de gaten houden van interne beheersmaatregelen. De Belastingdienst stelt vanuit haar eigen eisen DHT specifieke eisen aan de inrichting en controle van onze interne processen. De Provincie Zeeland wil de processen kunnen beheersen voor zowel de rechtmatigheidsverantwoording als voor het DHT. 

De organisatie heeft stappen gezet om te kunnen voldoen aan de eisen van het ‘doorontwikkelde’ convenant Horizontaal Toezicht. Maar toch wil de provincie het verlengen van het Horizontaal Toezicht convenant voorlopig on hold zetten. Dit omdat de provincie met ingang van winter 2026-2027 met een nieuw financieel systeem gaat werken. De implementatie van dit nieuwe systeem zal in 2026 en 2027 veel tijd en energie gaan kosten.

De Belastingdienst zal de reguliere klantbehandeling in 2027 bij onze organisatie voorzetten. Bij de vormgeving hiervan houden ze daarbij rekening met de onder het oorspronkelijke convenant met ons opgedane ervaringen. Ook zullen er periodiek bedrijfsgesprekken gevoerd blijven worden en blijft de mogelijkheid tot vooroverleg bestaan. Er verandert hierdoor feitelijk niets in onze huidige (werk)relatie met de Belastingdienst.

De Provincie Zeeland heeft als doelstelling om 95% van de facturen binnen de wettelijke betalingstermijn te betalen. Wij zetten dit beleid voort in 2027.

Betrouwbare en toegankelijke informatie is een belangrijke voorwaarde voor zorgvuldige besluitvorming, transparantie en publieke verantwoording. In 2027 werken we daarom verder aan de kwaliteit van de provinciale informatiehuishouding. We geven onder andere uitvoering aan:

• de implementatie van de nieuwe Archiefwet en de daarop aangepaste Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer.
• het Meerjarenplan Digitale Informatiehuishouding Provincies 2026–2030, waarbij we verder werken aan de duurzame toegankelijkheid, vindbaarheid en kwaliteit van provinciale informatie. We geven hier onder andere uitvoering aan door:
• Het verder implementeren en toepassen van het informatiestructuurplan.
• Het verder implementeren van de kaders en richtlijnen voor projectarchivering.
• Het toepassen van het handboek informatiebeheerprocessen.
• Het verbeteren van de vindbaarheid van digitale informatie, onder andere met behulp van AI-technologie.
• het maken en vastleggen van afspraken over informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden en verbonden partijen, waaronder gemeenschappelijke regelingen. Daarmee zorgen we ervoor dat ook bij samenwerking met andere organisaties duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het beheer van provinciale informatie en dat deze informatie duurzaam toegankelijk blijft.
• het versterken van de kwaliteitssturing op de informatiehuishouding door de kwaliteit periodiek te monitoren en aanbevelingen van de provinciearchivaris op te volgen.

Informatieveiligheid
De Cyberbeveiligingswet is inwerking getreden. Deze wet is gericht op het versterken van onze digitale en economische weerbaarheid, zoals verplichte technische maatregelen om bij een cyberaanval te kunnen blijven functioneren en het verminderen van de afhankelijkheid van grote, buitenlandse IT-leveranciers.
De Nederlandse overheid werkt op dit gebied intensief samen. In 2027 realiseren we in samenwerking met de provincies  een zogenaamd "Security Operations Center": een dienst die dag en nacht de beveiliging van ons IT-netwerk, de IT-systemen en de applicaties in de gaten houdt en beveiligingsincidenten signaleert. Hiervoor wordt een voorstel voorbereid voor de Voorjaarnota 2027.

In Zeeland werkt de provincie intensief samen met de gemeenten en uitvoeringsorganisaties aan kennisuitwisseling over cyberveiligheid onder de titel “Zeeuwse Norm Weerbare Overheid”. We bieden elkaar hulp bij eventuele beveiligingsincidenten en werken aan gezamenlijke bewustwording over cyberveiligheid.  In 2027 leveren we daarin weer een actieve bijdrage met aandacht voor onder andere Quantum veiligheid.

Digitale autonomie
Provincie Zeeland versterkt haar digitale autonomie om te blijven voldoen aan EU-wetgeving en om de keuzevrijheid, veiligheid en continuïteit van haar digitale voorzieningen duurzaam te borgen.  Dit doen we in samenwerking met het Rijk, interprovinciale  -en regionale partners langs de Nederlandse Digitaliseringsstrategie en de Zeeuwse norm Weerbare Overheid. Hiermee wordt de afhankelijkheid van niet-Europese wet- en regelgeving en geopolitieke risico’s (zoals de Clarify Lawful Overseas Use of Data (CLOUD)-act) beperkt.

We richten in 2027 we een digitaal autonome werkplekomgeving en dataopslag in  waarbij we alternatieve EU oplossingen voor de huidige digitale werkplek testen en implementeren. We investeren daarbij in de samenwerking binnen de Nederlandse overheid en met Europese koplopers op kennisuitwisseling en hergebruik van “best-practices”.

In 2027 vervangen we de "Closed Source" omgeving die we nu  inzetten voor het uitvoeren van de Wet Open Overheid door “Open Source” oplossingen,  waaronder de openWOO.app. Hiermee wordt onze eigen infrastructuur voor de uitvoering van de Woo volledig Open en digitaal autonoom.

De Provincie Zeeland wil een organisatie zijn die beslissingen neemt op basis van actuele, betrouwbare en goed ontsloten data. Dat betekent:

• Beleidskeuzes onderbouwen met heldere inzichten, scenario’s en meetbare effecten.
• Data en AI-technologie  inzetten voor complexe, integrale vraagstukken, zoals de balans tussen wonen, landbouw, natuur en economie.
• AI op een verantwoorde, veilige en juridisch correcte manier gebruiken, zodat het daadwerkelijk bijdraagt aan betere dienstverlening, efficiëntere bedrijfsvoering en innovatieve oplossingen.

Daarom zetten we relevante stappen naar een datagedreven en AI-bewuste organisatie. Dit is onder meer van belang bij het vormen van het beeld over Zeeland 2050 en bij de gebiedenaanpakken. We doen dit in een meerjarig traject door:

1. Voortdurende ontwikkeling van informatie-producten zoals dashboards, geo-kaarten en digital twins. Meer specifiek werken we met het Delta Climate Center aan een methode om te komen tot thema-overstijgende scenario-analyses: hoe werken keuzes in diverse beleidsterreinen op elkaar in binnen een bepaald gebied.
2. Het realiseren van een centrale dataopslag.
   Dit maakt het mogelijk om in een meerjarig groeipad data van verschillende provinciale programma’s en prioritaire dossiers bijeen te brengen en daarop integrale analyses uit te voeren.
3. Provinciale medewerkers te trainen in datageletterdheid en AI-vaardigheden, in data-bewustzijn en data-ethiek. Dit vloeit mede voort uit de verplichtingen van de AI-act. Dit past bij een organisatie die het belang inziet van digitaal vakmanschap.
4. Bedrijfsvoeringsprocessen te innoveren door middel van AI-technologie, gericht op hogere efficiëntie en/of effectiviteit.
5. Permanent te werken aan de groei van onze datavolwassenheid en het versterken van ons datamanagement. Zodanig, dat onze data kwalitatief goed zijn, vindbaar en beschikbaar zijn.

De Provincie Zeeland ontwikkelt haar data-gebruik in nauwe samenwerking met de andere provincies, met andere overheden en met kennisinstellingen. We blijven daarin dicht bij het Rijksbeleid: onder andere de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) is een belangrijke richtinggever daarin.

In 2027 werken we langs een geactualiseerd uitvoeringsprogramma naar aanleiding van de motie “AI in de Digitale Agenda” (november 2024). Hierin is specifiek aandacht voor:

1. “AI hub”, het Zeeuwse samenwerkingsconstruct voor AI ontwikkelingen en innovatie gericht op de  toepassing van AI bij het bedrijfsleven, onderwijs en overheden in Zeeland. Binnen de AI hub is aandacht voor thema’s zoals o.a. digitale veiligheid, human capital, AI sandboxes, kennisdeling en onderzoek.
2. “Boost IT”, de “Human Capital Agenda” (HCA) ICT bundelt de krachten van onderwijs, bedrijfsleven en overheid om de groeiende vraag naar ICT-professionals in Zeeland te beantwoorden. In 2027 realiseren we aspecten die terugkomen uit de inventarisatie door de regioaanjager.
3. De Data Alliantie Zeeland, de gedachte daarbij is om digitalisering, data en dataproducten in te zetten als middel bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Dat wordt vormgegeven door samenwerking te organiseren middels het Zeeuwse digitaal platform Samen Zeeland.
4. Datafest Zeeland en de AI Hackathon, deze evenementen ism HZ, Roosevelt University en Scalda zijn de perfecte gelegenheid voor studenten Data Science om van experts te leren, datawetenschapsvaardigheden te ontwikkelen en langs relevante thema’s een echt verschil te maken voor Zeeland en in de wereld.

Naast de bestuurlijke doelen werken we in 2027 aan de volgende structurele doelstellingen:

• We streven naar een ziekteverzuim onder de actuele landelijke Verbaannorm. We blijven inzetten op preventie, duurzame inzetbaarheid en het voorkomen en verkorten van langdurig verzuim.
• We bieden binnen onze organisatie jaarlijks minimaal 25 stage-/ afstudeerplaatsen aan en dragen daarmee bij aan de ontwikkeling en instroom van jong talent.
• Onze externe inhuur bedraagt maximaal 10% van de totale personele uitgaven, conform de Rijksnorm (comply or explain).
• We voldoen aan de voor 2027 geldende doelstelling voor het bieden van werk aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Participatiewet/ Banenafspraak).
• We betalen facturen zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen.
• We behandelen subsidie-, vergunning- en ontheffingsaanvragen binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen.
• We zetten in op het voorkomen van ingebrekestellingen, bejegeningsklachten, beroepschriften en bezwaarschriften. Wanneer deze zich voordoen, behandelen we deze zorgvuldig en binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen.

In 2027 stelt de Provincie Zeeland het nieuwe Aansluitplan Zeeuws e-Depot 2027–2028 op en geeft hier uitvoering aan. Hierin bepalen we welke digitale archieven en informatiesystemen met prioriteit worden opgenomen in het Zeeuws e-Depot. Zo zorgen we ervoor dat provinciale informatie duurzaam bewaard en toegankelijk blijft.

In 2025 heeft Provincie Zeeland, op verzoek van de Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland (RUD), een aanbod gedaan voor het leveren van ondersteunende diensten. Eind maart 2025 is ingestemd met dit voorstel. De uitvoering van deze taken is gestart op 1 januari 2026. 

Met de implementatie van de ondersteunende bedrijfsvoeringstaken Personeel en Organisatie (P&O), Informatievoorziening en ICT (IA), Financiën (F), Control (C), Facilitaire Zaken (FZ), Inkoop (IK) en Juridische Zaken (JZ), beogen wij een efficiënte en effectieve ondersteuning van de bedrijfsvoering van de RUD. Elk bedrijfsvoeringsonderdeel heeft een plan gemaakt om per 1 januari 2026 ondersteuning te kunnen leveren aan de RUD. Daarbij werken we nauw samen met de RUD en gemeente Terneuzen. Een belangrijk onderdeel zijn de medewerkers die het ondersteunende werk doen. Deze medewerkers komen in dienst van de Provincie en werken vooral vanuit het Provinciehuis. Voor dit werk is extra capaciteit aangetrokken.

Door deze taken op ons te nemen, stellen wij RUD Zeeland in staat zich te concentreren op haar kerntaken en de verdere versterking van de organisatie. Tegelijkertijd zorgen wij voor een professionele, betrouwbare en toekomstbestendige uitvoering van de ondersteunende processen. 

We werken aan de vervanging van onze systemen voor Financiën (Unit4 Financials) en Inkoop (Proactis). Met het project GFIS (Geïntegreerd Financieel- en Inkoop Systeem) zetten we stappen naar één gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig systeem. We verwachten in boekjaar 2027 volledig vanuit ERPx de financiële- en inkoopadministratie te voeren.